Secteur de travail
Le Service de sécurité assure la protection des personnes et des biens sur les terrains du HEC Montréal et veille au respect des règlements édictés afin d’offrir un environnement sain et sécuritaire aux usagers.
Sommaire de la fonction
L’agent ou l’agente d’administration contribue à l’efficacité administrative du Service de sécurité.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
• En collaboration avec son supérieur, la personne assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux, assure le lien et les suivis nécessaires avec les directions et services de HEC Montréal.
• De façon à libérer son supérieur immédiat ou en l’absence de ce dernier, répond aux questions relevant de sa compétence, prépare la synthèse des problèmes et questions complexes afin de les transmettre à son supérieur, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.
• Détermine avec les associations étudiantes les mesures de sécurité à mettre en place lors d’évènements, en conformité avec les politiques et directives en vigueur à l’École
• En collaboration avec son supérieur, détermine les effectifs supplémentaires nécessaires lors d’évènements et communique l’information à l’agence de personnel qui fournit le personnel temporaire.
• Contrôle les cartes d’accès magnétiques.
• Met à jour les plans de sécurité incendie, des mesures d’urgence continue et du plan de sécurité institutionnel.
• Met à jour les données de la banque d’information ainsi que l’agenda du Service de sécurité
• Prépare les demandes de facturation et de transfert de compte du Service de production graphique à l’intention des services demandeurs et assure le suivi.
• Vérifie et contrôle les revenus et les dépenses comptabilisées au budget. Tiens à jour les dossiers administratifs, les tableaux et les statistiques nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires. Collabore à la rédaction des budgets.
• Documente, rédige et met à jour les règles, procédures et directives relatives aux activités des services; rends ces documents accessibles aux personnes concernées.
• Communique avec toutes les directions et tous les services de l’École afin de transmettre les directives opérationnelles de sécurité lors de congés, fêtes, etc.
• Participe au recrutement et à la mobilisation des ressources nécessaires afin d’assurer un nombre adéquat de personnes assignées aux mesures d’urgence dans tous les édifices appartenant à l’École.
• Organise les séances d’information à l’intention des personnes assignées aux mesures d’urgence.
• Organise les rencontres et assure une communication régulière auprès des organismes, services publics, groupes et comités reliés à la sécurité et aux mesures d’urgence de nos établissements, auxquels participe le directeur de la sécurité.
• Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.
• Assure un soutien et un suivi administratif auprès des agents de sûreté de HEC Montréal.
• Analyse sur une base régulière les informations disponibles sur les sites institutionnels pertinents à la sécurité et informe le directeur des principales tendances et mouvements
• Remplit divers formulaires internes de HEC Montréal et assure le suivi.
• Tient à jour le registre d’assiduité des employés des services, fait remplir la cédule des vacances et les remet au Service des ressources humaines.
• Participe à la diffusion de l’information pertinente sur le site Web des services, aux mises à jour demandées et à la création de nouvelles pages Web à l’occasion.
• Assure l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement des services. Remplis les formulaires de demande d’achat requis.
• Effectue toute autre tâche à la demande de son (ou ses) supérieur(s) ou nécessitée par ses fonctions.
Scolarité et expérience
• Diplôme d’études collégiales en administration ou dans une discipline jugée pertinente (veuillez fournir une copie de vos diplômes)
• Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
Connaissances spécifiques à l’emploi
• Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise parlée
• Connaissance des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web
Aptitudes et qualités recherchées
• Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
• Capacité de travailler sous pression et en équipe
• Sens de la planification et de l’organisation
• Initiative, autonomie, capacité de travailler avec un minimum de supervision
Salaire selon échelle salariale en vigueur
HEC Montréal
3000 ch. de la Côte Sainte-Catherine
Montréal Québec
Canada H3T 2A7
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
HEC Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse. Les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront prioritairement évaluées.
