L’attaché ou l’attachée de comité coordonne, rédige les procès-verbaux et effectue les différents processus administratifs sur la tenue de divers comités reliés au régime de retraite de HEC Montréal, tel le comité du Régime de retraite, le sous-comité de placement du Régime de retraite, le comité exécutif, l’assemblée générale annuelle ou spéciale, ainsi que le comité de placement du Fonds HEC Montréal.
PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :
En collaboration avec chaque président de comité, coordonne la préparation et la convocation des réunions et des assemblées de même que la préparation de la documentation nécessaire aux travaux des comités; s’assure de leur envoi auprès des personnes concernées dans les délais fixés sous la forme et le langage appropriés.
Planifie le calendrier annuel des réunions et des assemblées reliées au Régime de retraite HEC en collaboration avec chaque président de comité.
Prépare et vérifie, à partir du calendrier annuel des réunions et des assemblées ou sur demande des instances concernées, les projets d’ordre du jour et les projets de résolutions en s’assurant de leur conformité et les soumet pour approbation aux personnes concernées.
Lorsque requis, effectue des recherches et collige les renseignements et la documentation relative à la préparation et à la poursuite des travaux des réunions ou des assemblées. Communique avec divers intervenants internes et externes afin d’obtenir ou de fournir de l’information.
o Maintient des liens et collabore étroitement avec le Service des ressources humaines et les divers intervenants de l’École impliqués dans ces dossiers.
Veille à l’organisation matérielle et logistique des réunions et des assemblées : conciliation des disponibilités, convocations, réservations de salles, d’appareils, de services, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l’étude de dossiers dans les délais fixés, etc.
Assiste aux réunions, prend note des débats, des discussions et des décisions, et effectue la transcription de ceux-ci; rédige les textes des résolutions et les procès-verbaux dans le respect de la pensée des intervenants et les fait ratifier par les personnes concernées; transmet les décisions prises aux instances concernées. Coordonne et donne les suites appropriées relevant de sa compétence et assure le suivi des décisions prises.
Lorsque requis, assure l’organisation d’élections aux instances, de scrutins, de jurys d’évaluation et autres; effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes concernées et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
Interprète et voit à l’application des dispositions de la Convention et des Constitutions du régime de retraite HEC et des diverses lois en vigueur.
S’assure que les procédures de travail sont conformes aux principes de gouvernance sur les régimes de retraite.
Assure le traitement administratif des dossiers reliés à la gestion des placements du Régime de retraite et du Fonds HEC Montréal :
o Prépare et transmet les avis d’autorisation de paiement des gestionnaires au fiduciaire, en collaboration avec les services comptables.
o Assure le suivi des déclarations de conformités des gestionnaires et en rend compte annuellement au comité de retraite ou au sous-comité, en collaboration avec les services comptables.
o Prépare les documents d’ouverture de compte auprès d’un nouveau gestionnaire et obtient toutes les signatures nécessaires.
Tient les registres des diverses réunions ou comités comprenant les suivis de la situation financière préparés par Aon, les rapports de gestion, les comptes-rendus, les mandats des gestionnaires, la politique de placement, ses amendements, etc.
Conseille les divers intervenants entourant le protocole des réunions des différentes instances.
Agit à titre de référence, analyse et émet des recommandations concernant la structure et le bon fonctionnement des divers comités; développe les normes et procédures reliés à son champ d’activités.
Prend connaissance et résume des rapports, des procès-verbaux et diverses informations afin d’informer son supérieur d’événements ou de problématiques à venir.
En collaboration avec son supérieur, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux. À ce titre, assure le caractère confidentiel des dossiers.
Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.
SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE
Diplôme d’études collégiales en techniques administratives (Veuillez fournir une copie de vos diplômes.)
Minimum de six années d'expérience de travail pertinente
CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES À L’EMPLOI
Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
Jugement et capacité de synthèse dans le traitement de l’information
Respect des règles d’éthiques relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Sens de l’organisation et de la planification
Tact et diplomatie
Autonomie
Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
Disponibilité à travailler à l’extérieur de l’horaire régulier
HEC - Montréal offre aussi un programme d’avantages sociaux (assurances collectives et régime de retraite).
HEC Montréal
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HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
HEC Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse. Les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront prioritairement évaluées.
