Sous la direction du supérieur immédiat, de la supérieure immédiate, cette personne effectue divers travaux techniques et administratifs reliés à l’organisation du travail et à la gestion du personnel. Elle exécute et coordonne les activités en vue d’assurer le bon fonctionnement des opérations courantes de l’unité administrative.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines www.rhu.uqam.ca/NTN01.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne :
1. Effectue le suivi des opérations ou processus annuels dévolus à la vie académique et prépare les documents y étant afférents (ex. : l’attribution des postes de professeures, professeurs, la liste des personnes extérieures pour les comités d’évaluation, de révision et de promotion, les représentants du Vice-recteur aux comités d’évaluation ou de révisions); procède à la préparation et aux suivis des messages trimestriels du Vice-recteur à l’attention de la communauté; contrôle les normes de mise en page des productions documentaires reliées.
2. Assiste notamment le directeur du bureau du Vice-rectorat dans la tenue de son agenda, l’organisation de rencontres, le suivi des calendriers et le traitement des courriels, requêtes écrites ou demandes téléphoniques de toute nature;
3. Prépare des documents, assure la logistique dans l’organisation des différents comités (ex. : le comité institutionnel des vice-doyens aux études, le comité de régie du Vice-rectorat à la vie académique, le comité de préparation de la Commission des études) et des opérations ou groupes de travail pilotés par le Vice-rectorat;
4. Tient à jour la comptabilité relative aux budgets de fonctionnement et aux enveloppes spécifiques et en effectue la saisie de données correspondantes; concilie les rapports émis par les Services financiers; effectue les rappels auprès des récipiendaires de soutien financier du Vice-rectorat ou des ministères.
5. Assure la création et la mise à jour des répertoires communs partagés en soutien aux activités du Vice-rectorat (ex. : Wiki, Planer, Office 365, le répertoire réseau) et participe au développement des interfaces numériques du bureau.
6. Apporte le soutien logistique et matériel dans l’organisation d’événements du Vice-rectorat ou de partenaires de l’Université;
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration
Expérience : Deux (2) années d’expérience pertinente
Autres : Maîtrise de la suite Office 365, notamment Word, Teams, Excel, un atout considérable
Salaire : Entre 47 395 $ et 70 732 $
Classement salarial : 8
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