Description

Titre d’emploi: Technicien ou Technicienne en administration

Numéro de référence: S-18-19-1245

Catégorie d’emploi: Personnel de soutien

Direction: Direction des études

Services: Formation Continue

Superviseur: Anne-Marie Lemay

Statut d’emploi: Régulier à temps plein

Lieu du travail: Cégep Vanier

Horaire: Lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures/semaine)

Début de l’affichage: 13 août 2018

Fin de l’affichage: 24 août 2018 à 17h00

Échelle salariale: 19.42$ - 29.07$

Date de début: 10 septembre 2018

Description:

Sous l'autorité de la directrice adjointe de la formation continue et des services communautaires, le technicien ou la technicienne en administration exécute diverses tâches techniques et administratives pour le compte des personnes responsables de l'administration globale de la formation continue.

Responsabilités et tâches connexes:

Administration:

Préparer les budgets, aider à la comptabilité et préparer les rapports internes au besoin ;
Maintenir et mettre à jour les aspects financiers de la Formation continue (RFA) ;
Assurer la liaison avec les services financiers pour le suivi des budgets ;
Préparer les lettres et la correspondance, les contrats de service et les remboursements ;
Gérer l'ordre du jour et les frais de déplacement du doyen ;
Tenir à jour la liste des demandes de biens d'équipement pour tous les programmes ;
Effectuer des recherches, analyser et valider les propositions budgétaires, les soumissions et les demandes d'achat ;
Aider à la coordination du travail du personnel de soutien et des professionnels qui relèvent du bureau ;
Recueillir et préparer les données de diverses bases de données et sources pour l'analyse (ex : Clara / Charges de travail des enseignants) ;
Effectuer toutes les tâches techniques et administratives nécessaires et tenir les dossiers ;

International:

Organiser la logistique de voyage, l'hébergement et le transport du doyen et des professionnels ;
Collaborer avec l'équipe internationale sur différents projets internationaux ;
Collaborer avec les étudiants étrangers sur les procédures d'immigration, les assurances, les programmes d'hébergement en famille d'accueil et les conseils sur d'autres questions ;

Information:

Compiler et diffuser du matériel promotionnel pour les AEC et les cours crédités et tenir à jour l'inventaire en collaboration avec la direction des Communications du cégep Vanier ;
Superviser l'utilisation et l'entretien des articles promotionnels, des ressources et des structures physiques nécessaires aux activités internationales en collaboration avec le département de communication du cégep Vanier ;
Maintenir et mettre à jour le site Web et les plateformes de médias sociaux en collaboration avec le département de communication du cégep Vanier ;
Travailler en collaboration avec la directrice adjointe et le coordonnateur à l'évaluation du matériel promotionnel du collège et du bulletin d'information ;
Élaborer et préparer le matériel lié aux activités et aux événements, comme les insignes nominatifs, les affiches, les livrets de programmes, les menus, les cartes, les certificats et les guides, en collaboration avec la direction des Communications du cégep Vanier ;

Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Classification: Technicien ou technicienne en administration (Administrative Technician)

Horaire: Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30 (35 heures par semaine), parfois un horaire flexible, selon les événements.

Exigences

Qualifications:

DEC en administration avec une spécialité appropriée ou un diplôme ou une attestation d'études reconnues comme équivalentes par l'autorité compétente.

Conditions exigée:

Capacité de gérer et de prioriser les tâches dans un environnement en évolution rapide et changeante ;
Capacité de collaborer avec des collègues et des clients et de travailler en équipe ;
Solides compétences en matière d'organisation et de relations humaines ;
Connaissance avancée de Microsoft Word et Excel (à tester) ;
Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais (à tester) ;
Connaissance des médias sociaux ;
Aptitude à travailler avec des informations détaillées (à tester) ;
Connaissance d'une troisième langue, de préférence le mandarin ou l'espagnol, est un atout.