Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer diverses tâches administratives complexes selon des directives, des méthodes ou des procédures précises et d’accueillir les visiteurs et la clientèle.
Attributions caractéristiques
La personne salariée de cette classe d’emplois compile des données, effectue des calculs et en produit des rapports. Elle remplit des formulaires, des fiches, des bons de commande, des lettres types, des avis ou toute autre pièce du même genre et les expédie, au besoin.
Elle reçoit et transmet des appels téléphoniques; elle prend et transmet les messages et les télécopies; elle fournit les renseignements d’ordre général au téléphone ou en personne; elle accueille et, au besoin, dirige les visiteurs; elle remplit des rapports relatifs aux appels téléphoniques; elle enregistre des messages pour le répondeur. Elle prépare le communiqué destiné aux élèves.
Elle effectue la saisie, à l’ordinateur, de textes et de diverses données ; elle vérifie l’exactitude de ces entrées ou celles de diverses listes ou documents. Elle expédie et transmet des lettres types et accusés de réception.
Elle peut être appelée à aller chercher, recevoir, estampiller, trier et classer le courrier et voit à sa distribution. Elle peut, au besoin, photocopier et numériser des documents.
Elle effectue le contrôle des absences pour tout le personnel ainsi que la réservation des locaux pour les enseignants; distribue les périodes de suppléances des enseignants. Elle saisit les données et reçoit les avis d’absence afin de faire compléter les documents.
Elle participe à la préparation et au suivi des examens des élèves à besoins particuliers, elle communique avec les intervenants concernés, elle fait du classement, elle fait l’inventaire du matériel, elle prépare les outils des élèves afin qu’ils soient adéquats pour leur utilisation et elle surveille le local en l’absence des techniciennes. Elle peut être appelée à répondre aux élèves.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Connaissances pratiques
Avoir des connaissances en bureautique, maîtriser la suite Microsoft Office et Access (publipostage)
Connaître suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.
Connaître les logiciels, Coba, GPI, SPI, Outlook et ÉDU-PORTAIL est un atout.
Horaire prévu
De 8 h 45 à 16 h 30
Peut varier, à l’intérieur des limites, selon les besoins.
Échelle de traitement et taux horaire
Selon la politique salariale du Collège
Collège Saint-Paul
235, rue Sainte-Anne
Varennes Québec
Canada J3X 1P9
