Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister la direction aux élèves en exécutant des tâches de secrétariat.
Attributions caractéristiques
La personne salariée de cette classe d’emploi, de façon générale, effectue la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données, comme les absences des élèves, à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres; elle tient à jour des dossiers et des registres; elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général; elle accueille les visiteurs et les élèves; elle rédige des accusés de réception, des lettres ou notes simples; elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans les formulaires qu’elle complète ou dans les rapports et la correspondance; elle photocopie et polycopie des documents; elle peut effectuer des travaux de compilation, de vérification, d’inscription, elle dépouille le courrier, le distribue et voit à son expédition.
Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire, les retenues, le camp d’accueil; elle participe aux opérations d’achats d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification; elle prête et récupère des volumes; elle effectue les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires.
Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, elle prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Connaissances pratiques
Avoir des connaissances en bureautique et maîtriser la suite Microsoft Office.
Connaître suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.
Connaître les logiciels GPI, SPI, Outlook et ÉDU-PORTAIL est un atout.
Horaire prévu
De 8 h 30 à 11 h 45 et 12 h 45 à 16 h 30
Échelle de traitement annuel et taux horaire
Selon la politique salariale du Collège
Collège Saint-Paul
235, rue Sainte-Anne
Varennes Québec
Canada J3X 1P9