Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste, en collaboration avec la direction, à confectionner l’horaire-maître de l’école ou du centre et d’autres grilles telles que l’horaire des examens, en se basant, entre autres, sur des critères de rationalisation et d’efficience et, en plus, à adapter et appliquer les procédures nécessaires à l’organisation des opérations administratives telles que l’inscription des élèves, le contrôle des effectifs scolaires, les examens, la préparation des bulletins et des sanctions d’études et la programmation des cours d’été.
Attributions caractéristiques
La personne salariée de cette classe d’emplois confectionne les grilles d’horaire de l’école ou du centre en tenant compte des facteurs pertinents tels que les options de cours offertes, les choix de cours des élèves, les champs d’enseignement, le régime pédagogique, les locaux disponibles, les règles de formation des groupes, les périodes d’enseignement et les contraintes d’un autre ordre tel que la dispersion des locaux et la disponibilité des enseignants ; elle soumet les grilles à la direction et y apporte les modifications demandées. Sous l’autorité de sa supérieure immédiate, elle s’occupe des dossiers d’admission des élèves.
Elle recueille les données nécessaires pour l’inscription et les choix de cours des élèves ; elle conçoit et adapte un formulaire à cette fin, elle s’assure du retour des formulaires après qu’ils aient été remplis, elle apporte les corrections qui ont été convenues et produit les diverses statistiques nécessaires à l’établissement d’une grille d’horaire.
À l’aide de logiciels appropriés, elle effectue des analyses, des extractions, des exploitations spécifiques et des rapports permettant des contrôles ou de se conformer à la procédure prévue pour des sujets tels que la gestion des effectifs scolaires, la production des bulletins et des sanctions d’études, les dépassements d’élèves, les codes permanents d’élèves, les absences d’élèves, la suppléance, la récupération, les mesures 30110 et 3012, le transport scolaire, les échecs et diverses autres listes ou rapports en vue de leur transmission, notamment au Ministère. Elle tient à jour les dossiers des élèves.
Elle dispense la formation et offre le support requis concernant les procédures de l’organisation scolaire et l’utilisation des divers logiciels aux personnes concernées dans ces opérations ; au besoin, elle utilise un traitement de texte et Internet. Elle peut être appelée à répondre aux demandes d’information des autres intervenantes ou intervenants de l’école ou de parents.
Au besoin, la personne titulaire de ce poste peut être appelée à effectuer d’autres tâches administratives à la demande de la direction. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en techniques administratives avec option gestion ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente.
Connaissances pratiques
La personne aura à s’approprier différents logiciels notamment GPI, Charlemagne, (logiciels propres au secteur scolaire). La personne doit maîtriser les logiciels Word, Access, Outlook et Excel.
Les aptitudes recherchées sont : bonne maîtrise du français oral et écrit et bonne capacité d’analyse; faire preuve de rigueur et avoir un esprit cartésien ; être très organisée, planifiée et structurée ; avoir une bonne capacité d’adaptation ; être en mesure de gérer plusieurs dossiers de façon simultanée ; avoir une très bonne capacité à travailler sous pression ; faire preuve de souplesse quant à l’horaire de travail ; capacité à opérer des changements ; avoir un esprit d’initiative et faire preuve de créativité pour collaborer à la création d’une organisation répondant à la philosophie du projet éducatif.
À noter que la personne devra se soumettre à des tests.
Horaire prévu
De 8 h 30 à 16 h 30, peut varier, à l’intérieur des limites, selon les besoins.
Selon la politique salariale du Collège.
Collège Saint-Paul
235, rue Sainte-Anne
Varennes Québec
Canada J3X 1P9
